יצירה אוטומטית של משימה אפשרית במצבים הבאים:
- יצירת מתעניין חדש
- עדכון סטטוס למתעניין
- יצירת לקוח חדש
- המרת מתעניין ללקוח
- חידוש חברות (מנוי \ כרטיסייה חדשה)
המשימה תיווצר באופן אוטומטי ותשובץ במועד הביצוע שקבעתם.
איך עושים את זה?
תחת עמוד הגדרות התווספה לשונית "פעולות אוטומטיות". הגדרת המשימה מורכבת משלושה שלבים:
- נבחר את סוג המשימה – נזכיר כי את סוגי המשימות הגדרתם מבעוד מועד בלשונית "הגדרות בית עסק".
- נבחר בעקבות איזה אירוע מערכת תיווצר המשימה, שימו לב ניתן לבחור יותר מאירוע אחד.
- נגדיר את זמן הביצוע של המשימה – כלומר למתי נרצה לתזמן את המשימה.
בואו נראה דוגמא:
נרצה ליצור משימה חדשה של תזכורת לחידוש המנוי . את המשימה נרצה ליישם על כל לקוח חדש שנוצר וכן על כל מתעניין שהומר ללקוח.
נתזמן את המשימה לשבוע אחד לפני תום המנוי של הלקוחות ונשים לעצמנו תזכורת לשעה 10:00. ככה זה יראה:
מעתה – לכל לקוח חדש/ מתעניין שיומר ללקוח במערכת,
תיווצר משימה של תזכורת לחידוש מנוי,
שבוע לפני תום המנוי של אותו הלקוח.
דגשים לאחר יצירת פעולת משימה אוטומטית:
- המשימות האוטומטיות יווצרו מעתה והלאה ולא על פעולות שבוצעו בעבר.
- עריכה – ניתן יהיה לערוך את סוג המשימה ואת מועד הביצוע אך לא את פעולת המערכת שנבחרה.
- מחיקה – בעת מחיקת משימה אוטומטית, לא יווצרו משימות עתידיות לפי ההגדרה שנמחקה, אולם לא ימחקו משימות אשר כבר נוצרו באופן רטרואקטיבי.
הנה כנה דוגמאות איך כלי המשימות האוטומטיות יכול לעשות לכם חיים קלים:
- בהוספת מתעניין חדש תיווצר (אוטומטית כמובן) משימה מסוג "שיחת מכירה" לביצוע מיידי
- בעדכון סטטוס למתעניין תיווצר משימה מסוג "משימת מעקב" ליומיים לאחר מכן
- בהוספת לקוח חדש או בעת חידוש מנוי או כרטיסייה ללקוח קיים תיווצר משימה מסוג "חידוש חברות – ניסיון ראשון" 7 ימים לפני סיום תוקף החברות
(בנוסף אנו ממליצים להגדיר משימה נוספת מסוג "חידוש חברות – ניסיון שני" ליום לפני סיום החברות) - בהוספת לקוח חדש או בעת חידוש מנוי או כרטיסייה ללקוח קיים תיווצר משימה מסוג "שיחת מה נשמע" שתתוזמן ל-14 יום לאחר הפעולה
