מעולם לא היה קל יותר לנהל טפסים ומסמכים במערכת הניהול

שיתוף ב facebook
שיתוף ב google
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin

⬆️ נהנתם מהפוסט? מוזמנים לשתף ⬆️

בעבודה עם מנהלים בעסקים רבים למדנו כי ניהול טפסים ומסמכים של לקוחות היא אחת מהמשימות שגוזלות הכי הרבה זמן מבין משימות ניהול העסק. בדיוק בגלל זה בחרנו להשקיע בפיתוח של ממשק טפסים דיגיטליים שיאפשר ללקוחותינו ליצור טפסים חכמים ולשלוח אותם בקלות למתאמנים.

בפוסט זה נציג את עיקרי הממשק וכיצד לעשות בו שימוש. כמובן שתוכלו לקרוא עוד במדריך המלא שלנו – לחצו כאן.

שלב ראשון – יצירת טופס חדש:

בשלב זה, לאחר שהגדרנו בהגדרות המערכת את סוגי המסמכים שנרצה לעשות בהם שימוש (הצהרת בריאות, תקנון וכו'), נכנס למסך הטפסים ומשם לטאב "תבניות אוטומטיות" לשם יצירת תבנית הטופס שתכיל את שם הטופס, הייעוד וההגדרות שלו, השאלות שהוא יכלול והטקסט עליו יצטרך הלקוח לחתום בסיום.
לאחר שמירת תבנית הטופס החדשה, נקשר אותו לתבנית הודעה בכדי שנוכל לשלוח אותו בקלות ללקוח.

לחצו על הסרטון לצפייה בתהליך יצירת הטופס וקישורו לתבנית הודעה:

שאלה מסוג כן/לא-מתקדם:

בבחירת סוג שאלה זו המערכת תדע לזהות ולתת התייחסות מיוחדת בהתאם לתשובת הלקוח.
תשובה נבחרת תגרור פעולות בהתאם לסוג הטופס: 

  1. טופס מסוג הצהרת בריאות : חסימת הלקוח העונה מרישום לשיעורים וכניסה עם צ'יפ ובמקביל יצירת משימה המוצמדת לפרופיל שלו. 
  2. טופס מכל סוג אחר : יצירת משימה המוצמדת לפרופיל הלקוח העונה. 

מומלץ לציין בגוף השאלה את העובדה כי המנוי יחסם לרישום לאימונים עד שימסור אישור רפואי (את האישור ניתן לסרוק ולהעלות כמובן לפרופיל הלקוח).
בנוסף, אל תשכחו לסמן את השאלה כחובה בכדי לא לפספס אף מתאמן.

שימו לב – לקוח שסימן תשובה שהוגדרה כחוסמת מנוי, בשדה "הצהרת בריאות" בפרופיל שלו יופיע "לא" למרות שמילא את הטופס.

המשימה שתפתח באופן אוטומטי לאחר בחירת התשובה על ידי הלקוח, תכיל בתוכה את השאלה עליה ענה ואת התשובה שלו:

לאחר קבלת האישור הרפואי ניתן לסמן את המשימה כבוצעה ולשחרר את החסימה לרישום לאימונים (דרך פרופיל הלקוח >> פרטים אישיים >> שחרור חסימת הלקוח).

 

שלב שני – שליחת טופס למילוי ללקוח:

שליחת טופס ללקוח אינה שונה בהרבה משליחת הודעה רגילה במערכת הניהול. דרך פרופיל הלקוח, בטאב "תקשורת", נלחץ על כפתור הפלוס ונבחר "שליחת קישור לטופס".
בחלונית שנפתחת ביחרו את תבנית ההודעה הרצוייה (זו שיצרנו בשלב הקודם) ואת אופן השליחה ללקוח:

  • באמצעות הודעת SMS
  • באמצעות דואר אלקטרוני (אימייל)
  • באמצעות יצירת קישור, העתקתו ושליחתו באופן אחר (לדוגמה בוואטסאפ)

אפשרות נוספת היא פתיחת הטופס בטאב חדש מה שיאפשר ללקוח למלא ולחתום עליו במקום ללא המתנה (פתרון מצויין אם יש לכם לדוגמה טאבלט בקבלה במועדון).

שימו לב – במידה ומסומן ללקוח שאין אישור לקבלת דיוור במייל/במסרוני סמס, ההודעה עם הקישור בטופס לא תגיע ליעד! ניתן לבדוק את סטטוס האישור בטאב "פרטים אישיים" בפרופיל הלקוח.

טיפ – באפשרותכם להגדיר שליחת טפסים כחלק מהפעולות האוטומטיות במערכת, לדוגמה – בכל יצירת לקוח חדש תשלח הודעה עם קישור לטופס הצהרת בריאות ותקנון.

לחצו על הסרטון לצפייה בתהליך שליחת הטופס ללקוח:

שלב שלישי – מילוי הטופס וצפייה במסמך החתום:

עם קבלת הקישור לטופס יוכל הלקוח ללחוץ על הלינק ולפתוח את מסך המילוי בדפדפן שלו (בנייד או במחשב, תלוי איך בחרנו לשלוח). מילוי הטופס פשוט, נוח וקל ובסיומו כל שנותר ללקוח לעשות זה לסמן כי הוא קרא, הבין ומאשר את התוכן ולחתום עליו באמצעות האצבע או עכבר המחשב.

ברגע שלחת על "שלח", יווצר באופן אוטומטי מסמך מסוג PDF שיוצמד ישירות לפרופיל הלקוח במערכת הניהול. מבחינת הלקוח – זה הכל!

אם תרצו לצפות במסמכים עליהם חתם הלקוח, כל שתצטרכו לעשות זה לגשת לפרופיל שלו, לעבור לטאב "פרטים אישיים" ולגלול לתחתית המסך. לחיצה על אייקון זכוכית המגדלת בשורת טופס תפתח את המסמך לצפייה בטאב חדש.

לחצו על הסרטון לצפייה בתהליך מילוי הטופס וצפייה בטופס חתום בפרופיל הלקוח:

אם הגעתם עד לפה, הנה כמה דוגמאות לאיך תוכלו לנצל את ממשק הטפסים אצלכם בעסק:

📝 שליחה אוטומטית של הצהרת בריאות למתעניין X שעות לפני אימון נסיון
📝 טופס תקנון משולב הצהרת בריאות שישלח באופן אוטומטי לכל לקוח חדש
📝 מסמך ביטול חברות במועדון הכולל בחירה של סיבת ביטול
📝 שאלון הרגלי תזונה לפני מפגש ייעוץ עם תזונאי
📝 חוזה או אישור ביטוח למאמן או עובד צוות

📝 טופס חידוש מנוי שישלח לגמרי אוטומטית X ימים לפני שנגמר ללקוח המנוי

זה הכל. עכשיו אתם מוכנים להתחיל ליצור טפסים, לשלוח אותם ללקוחות ולתעד את הפעילות בצורה פשוטה ויעילה הרבה יותר – בלי דפים, בלי קלסרים, בלי מדפסות או סורקים ובעיקר בלי בזבוז זמן!

בכל שאלה – הארבוקסים כאן לשירותכם.
מוזמנים ליצור קשר עם צוות ה-Succsess שלנו בטלפון, במייל או בוואטסאפ.

שתפו אותנו במחשבות שלכם:

קצת על כותב הפוסט

ליעד אביגל

ליעד אביגל

>Head Of Customer Success בן 28, בוגר תואר ראשון במנהל עסקים עם התמחות ביזמות. כשאומרים "שחקן נשמה" מתכוונים לליעד, שחי ונושם את השטח, מנווט את האסטרטגיה השיווקית, מרכז את כל פעילות המכירה ויחד עם צוותו הופך את לקוחותינו למאושרים!

פוסטים נוספים

טיפים לניהול העסק
אלן דבנששון

תוכנית 15-60-90 להתמודדות עם משבר הקורונה

חברת הייעוץ Two Brain Business יצרה תוכנית פעולה מומלצת לבעלי מועדוני כושר, המבוססת על הנתונים שנאספו עד כה מבעלי מועדונים ברחבי העולם, הנמצאים בשלבים שונים של המשבר. התוכנית מבוססת על תכנון קצר טווח, בינוני וארוך טווח. בפוסט זה נביא את העקרונות המובילים של התוכנית.

לחצו לקריאה ⬅️
ניהול עסקי ופיננסי בימי משבר
טל מגר

חצי הכוס המלאה – הזדמנויות שיווקיות ועיסקיות במשבר

משבר הקורונה הוא ללא ספק אתגר משמעותי לכל בעל עסק בכל תעשייה, אתגר המחייב חשיבה יצירתית, שינוי דפוסי עבודה והתאמת הפעילות העסקית למציאות החדשה. עם זאת, אם העסק שלכם הוא מועדון כושר או סטודיו (וכמעט לא משנה באיזה תחום כושר), כנראה שלצד המשבר יש לכם פה גם הזדמנות שאסור לפספס.

לחצו לקריאה ⬅️
טיפים לניהול העסק
ליעד אביגל

יצירת ופרסום אימון ביתי

באמצעות פיצ'ר "פרסום אימון" תוכלו להנגיש בקלות אימונים למתאמנים שלכם שנמצאים בבית. בתהליך פשוט וקל תוכלו להפיץ את האימון לכל המתאמנים ישירות לאפליקצייה שלהם, ובכך לשמר את הקשר איתם.

לחצו לקריאה ⬅️

עקבו אחרינו בפייסבוק

צפו בסרטונים שלנו ביוטיוב

הצטרפו לניוזלטר שלנו וקבלו את כל הטיפים ישירות למייל:

Arbox הינו פתרון טכנולוגי כולל לכל אתגרי וצרכי ניהול חדר כושר, מכון פונקציונלי, סטודיו פילאטיס, בוקס, יוגה, סטודיו לריקוד, כושר קרבי ועוד!

מערכת ניהול ידידותית

המערכת שלנו מבוססת על טכנולוגיית ענן המאפשרת גישה מכל מקום ובכל זמן - מהמחשב, מהטאבלט או מהנייד, ללא צורך בהתקנה מורכבת, הדרכות ארוכות וללא הגבלת עמדות או משתמשים!

אפליקציה חדשנית

האפליקציה המיועדת למנויים שלכם היא המקום שבו ירוכז הקשר שלהם איתכם ועם החברים המתאמנים איתם. מלבד ההרשמה לאימונים, חידוש המנוי או הכרטיסיה, קבלת הודעות ותיעוד תוצאות, הלקוחות שלכם זוכים לחווית כושר משודרגת ששומרת אותם כחלק מקהילת המועדון.

שירות ברמה שלא הכרתם

השירות שלנו מותאם בול לצרכים של העסק שלכם - אישי, מהיר ומקצועי. אנחנו יודעים שאתם עסוקים ולכן מציעים שירות במגוון ערוצים (טלפון, מייל, פייסבוק, ואפילו וואטסאפ).

זהו אינו טופס תמיכה. לקבלת תמיכה במערכת הניהול או באפליקציית המתאמנים אנא צרו קשר באמצעות המייל – support@arboxapp.com

* בתשלום חודשי החל מ-315 ש"ח לחודש